Gérer les membres de l'équipe
Accédez aux paramètres: cliquez sur l’icône des paramètres pour gérer votre équipe.
Section Membres: Sur le côté gauche, cliquez sur la section « Membres » pour voir tous les membres de l'équipe.
Ajout ou suppression de membres
Privilèges d'administrateur: En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter ou supprimer des membres.
Renvoyer les invitations : vous avez la possibilité de renvoyer des invitations aux membres de l'équipe.
Ajouter un membre:
Cliquez sur le coin supérieur droit pour ajouter un membre.
Entrez l'adresse email de votre collègue.
Une invitation sera envoyée à leur adresse e-mail, leur permettant de rejoindre votre équipe Noota en un clic.
Organiser vos fichiers
Naviguer dans les espaces
Réunion: Revenez à votre tableau de bord avec les enregistrements.
Espaces privés et d'équipe: Sur le côté gauche, vous verrez deux espaces:
Espace privé: stocke tous vos fichiers personnels. Les nouvelles réunions sont enregistrées ici par défaut.
Espace équipe: vous permet de partager des fichiers avec vos collègues.
Espaces de travail: vous permet d'organiser vos enregistrements.
Vous pouvez y créer des dossiers et y classer vos enregistrements. Il est également possible de partager l’accès à cet espace avec plusieurs utilisateurs. Toutes les personnes ayant accès peuvent consulter les dossiers et les enregistrements partagés.
Créer et gérer des dossiers
Créer de nouveaux dossiers: vous pouvez créer de nouveaux dossiers pour organiser vos fichiers.
Exemple: créez un dossier nommé «Ventes» et enregistrez les fichiers pertinents.
Déplacer des fichiers: sélectionnez et déplacez des fichiers entre les espaces privés et d'équipe.
Sauvegarde des enregistrements de réunions
Extension Chrome: utilisez l'extension Chrome Noota pour enregistrer les enregistrements directement dans le dossier souhaité.
2. Configuration préalable à la réunion: configurez Noota avant votre réunion pour envoyer automatiquement les fichiers vers le dossier sélectionné.
Pour automatiser la sauvegarde des enregistrements dans le dossier de votre choix, rendez-vous sur la page “Modèle de réunion”.
Vous pouvez y sélectionner un ou plusieurs templates et définir, pour chacun d’eux, le dossier dans lequel les enregistrements seront automatiquement enregistrés.
Une fois cette configuration mise en place, chaque réunion utilisant le template choisi sera automatiquement associée au dossier défini.
Partage de fichiers avec des collaborateurs
Partage de compte rendu ou de transcription enregistrée
Accéder aux enregistrements sur la page "Réunion": Accédez à l’un de vos comptes rendus ou transcriptions enregistrés.
Partager le lien: Cliquez sur l'option «Partager avec tous les membres de mon équipe». Tous les membres de l'équipe disposant du lien peuvent visionner la réunion ou l'entretien en un seul clic.
Envoi de résumés
Icône de partage: Cliquez sur l'icône « Partager ».
Entrez l'email: Saisissez l'email de votre collaborateur pour envoyer le résumé en un clic.
Conseils supplémentaires
Déplacer des fichiers entre les espaces
Espace privé vers l'espace d'équipe: déplacez les fichiers de votre espace privé vers l'espace d'équipe.
Équipe vers l'espace privé: sélectionnez des dossiers dans l'espace équipe et déplacez-les vers votre espace privé.
Réunion en direct
Enregistrement des fichiers : choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer vos enregistrements de réunions en direct en définissant la règle de stockage dans le template utilisé pour l'enregistrement. Une fois configurée, chaque réunion utilisant ce template sera automatiquement enregistrée dans le dossier sélectionné.
